La location d’une salle de réunion peut être une excellente solution pour les entreprises qui cherchent à organiser une conférence, un séminaire ou tout autre événement. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi la location d’une salle de réunion peut être bénéfique pour votre entreprise et comment trouver la salle parfaite.
Elles offrent un espace calme et confortable où les collaborateurs peuvent se réunir pour discuter de leurs projets et de leurs objectifs. Avec l'augmentation des entreprises qui optent pour des environnements de coworking, il est important de savoir comment bien choisir sa salle de réunion.
Comment bien choisir sa salle de réunion
Planifier une réunion est un moment prompt à la rencontre, au partage et à l'échange. Il existe plusieurs formats de réunion : un temps dédié au travaux de groupes, à la réflexion, à la convivialité ou la présentation des objectifs ou résultats d'un trimestre par exemple. Mais peut importe la finalité, une réunion appréciée et productive doit être menée dans un lieu adéquat pour le bien-être de l'entreprise et ses participants. découvrez les points d'attention avant de réserver une salle de réunion.
La tarification d'une salle de réunion
Le prix d'une salle de réunion dépend de sa taille. Une grande salle de réunion est généralement plus chère qu'une petite salle de réunion. Les tarifs des salles de réunion sont calculés à l'heure. Le prix moyen d'une salle de réunion est de 15 euros de l'heure. Les tarifs des salles de réunion ne varient généralement pas en fonction du nombre de personnes séjournant, sauf si vous choisissez des services supplémentaires, tels que des collations ou des repas principaux.
Les équipements d'une salle de réunion
Une salle de réunion bien pensée doit être entièrement équipée avec :
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Du matériel pour prendre des notes, des idées afin de stimuler la réflexion ! Pour cela vous devez avoir à votre disposition des paperboard, tableau noir, glassboard voire même des peintures spéciales qui permettent d'écrire directement sur les murs, format idéal pour les ateliers de brainstorming !
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Une connexion Wi-Fi fiable pour permettre aux participants de se connecter et de partager des informations mais aussi organiser des visioconférences pour que les participants qui ne sont pas sur place puissent eux aussi suivre le dérouler de la réunion dans de bonnes conditions.
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Disposer d'un espace de présentation pour faciliter la présentation des informations via un projecteur ou un écran ainsi que des systèmes audio et webcam pour les téléconférences.
La taille de la salle de réunion
La taille de la salle doit être suffisamment spacieuse pour accueillir tous les participants et espaces libres pour les mouvements, puisse s'asseoir et bouger sans être gêné et propice à la communication. Une petite salle peut être inconfortable et peut ne pas permettre à tout le monde de s'exprimer librement.
La localisation de la salle de réunion
Vous devez vous assurer que la salle de réunion est facilement accessible. Elle doit être proche des transports publics, offrir suffisamment de places de parking pour les invités mais aussi proche des commodités pour aller chercher un encas le temps de la pause déjeuner.
L'accessibilité de la salle de réunion
Un point malheureusement trop souvent négligé : La salle de réunion doit être accessible aux personnes handicapées et doit disposer d'équipements spéciaux pour faciliter leur participation.
L'agencement de la salle de réunion
Il existes différentes manières d'agencer une salle de réunion, à vous de voir celle qui vous convient le mieux :
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Salle de réunion en cercle ou ovale : La salle de réunion ovale ou circulaire est la disposition de salle de réunion la plus classique. Cette mise en page convient à de nombreuses utilisations, telles que des comités, des brainstormings, des sessions.
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Salle de réunion en rectangle ou carré : Choisir une table de salle de réunion carrée offre également les mêmes avantages. Les tables carrées, comme les tables rondes, évitent d'avoir des gens en bout de table et permettent des échanges plus horizontaux.
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Salle de réunion en forme de U : Une salle de réunion en forme de U place les participants face à face et reste vide au milieu. Cela permet un échange direct. La salle de réunion en forme de U convient également aux formations ou aux présentations en petits groupes.
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Salle de réunion "en théâtre" : Les salles de réunion du théâtre peuvent rassembler un grand nombre de personnes. Il convient pour une présentation. Ce format peut faire penser à une classe. Si la chaise est facile à ranger, vous pouvez également libérer de l'espace ou réorganiser la chaise pour faire l'atelier dans des coins séparés de la pièce.
Une location flexible de la salle de réunion
Il est important dans la tarification de proposer une location à l'heure, demi-journée, journée complète pour un seul ou plusieurs jours. Il est également important de connaitre l'amplitude horaire à votre disposition avec la date d'ouverture et de fermeture de la salle de réunion. Enfin, connaitre les méthodes de réservation, la plupart du temps, il faut s'y prendre quelques jours à l'avance pour réserver une salle de réunion ce qui peut être une contrainte quant à la flexibilité de l'organisateur.
Une salle de réunion externe à l'entreprise
Cela peut vous surprendre, mais une bonne salle de réunion est aussi une pièce extérieure à votre entreprise. Et cela pour de nombreuses raisons. D'une part, faire sortir vos employés du bureau leur permet de relâcher la pression et d'être plus créatifs. Favoriser la co-construction et l'échange, l'essentiel est de changer d'air en sortant des locaux habituels de l'entreprise.
D'un autre côté, l'avantage de mener une réunion en dehors de votre entreprise est que vous pourrez mieux gérer votre temps. Fixer un laps de temps pour la réunion (par exemple une demi-journée) est une excellente méthode d'optimisation du temps.
Les petits plus d'une bonne salle de réunion
Une salle de réunion doit être assez spacieuse pour faciliter la circulation de l'air et éviter les échos, être lumineuse et confortable, et doit offrir un cadre propice à la discussion productive. Une salle trop petite ou trop fermée peut être inconfortable et peut nuire à la qualité de la réunion. et pour éviter cela, elle doit comprendre :
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Des tables et chaises confortables : Les tables et chaises doivent être suffisamment grandes et confortables pour que les participants puissent s'asseoir et travailler confortablement pendant la durée de la réunion.
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Un éclairage adéquat : Une bonne salle de réunion doit disposer d'un éclairage adéquat pour offrir un environnement de travail confortable. L'éclairage doit être suffisamment élevé pour éviter les ombres et assez bas pour éviter les éblouissements.
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Une bonne acoustique : Les murs et les plafonds doivent être adaptés pour assurer une bonne acoustique et réduire les échos. La salle doit également être suffisamment isolée pour éviter les bruits extérieurs et autres distractions.
Une location de salle de réunion avec des services associés
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Un service d'entretien : Toujours dans un souci d'efficacité l'environnement de la salle de réunion doit être propre et bien rangée afin de créer une atmosphère professionnelle et productive. Et bien évidemment l'entretien n'est pas à la charge des participants.
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Une formule petit-déjeune / déjeuner : Il est toujours très agréable pour les participants de se voir proposer un café ou thé accompagné de quelques viennoiseries et de bénéficier pleinement de la pause déjeuner en planifiant à l'avance le menu du jour.
Maintenant que vous savez les critères à prendre en compte pour la location d'une salle de réunion. Découvrez les avantages d'avoir une salle de réunion à votre disposition.
Les avantages de disposer d'une salle de réunion
Les entreprises modernes savent que la mise en place d'une salle de réunion est essentielle pour leur succès. Il existe de nombreux avantages à avoir une salle de réunion, parmi lesquels :
Une salle de réunion permet une meilleure communication
Une salle de réunion offre aux membres de l'équipe un espace sécurisé et dédié pour discuter des projets et des objectifs. Cela permet à chaque membre de l'équipe de s'exprimer et de partager des idées sans être interrompu.
Une salle de réunion permet une meilleure collaboration
Une salle de réunion est l'endroit idéal pour une équipe pour collaborer. Les membres de l'équipe peuvent s'asseoir ensemble et discuter de leurs projets et de leurs idées. Cet environnement favorise la créativité et la collaboration.
Une salle de réunion permet d'être plus efficace
Une salle de réunion permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur la tâche en cours et de se concentrer sur ce qui est important. Les réunions sont plus efficaces car les membres de l'équipe peuvent se concentrer sur la tâche en cours et ne sont pas distraits par des facteurs extérieurs.
Une salle de réunion permet une plus grande productivité
Une salle de réunion offre une atmosphère calme et productive pour les membres de l'équipe. Cela leur permet de se concentrer sur leurs projets et de les mener à bien plus rapidement et plus efficacement.
Une salle de réunion pour une meilleure planification
Une salle de réunion permet aux membres de l'équipe de planifier leurs projets plus facilement et plus efficacement. Les membres de l'équipe peuvent discuter de leurs projets et de leurs objectifs et déterminer un plan pour atteindre leurs objectifs.
Une salle de réunion pour accroître son réseau professionnel
Les avantages de louer une bonne salle de réunion sont nombreux. Nous n'aurions pas pu les mentionner sans mentionner la possibilité offerte par cette option d'étendre facilement votre réseau. Quel que soit votre secteur d'activité, il est important d'avoir une bonne relation de travail. Louer une salle de réunion, c'est s'offrir la possibilité de rencontrer les cadres d'une autre entreprise. L'occasion d'échanger et nouer des partenariats.
Vous savez tout sur les critères d'une bonne salle de réunion ainsi que les bénéfices et avantages d'avoir une salle de réunion à disposition. Mais il reste à découvrir comment gérer efficacement une réunion. Découvrez nos 10 conseils pour une réunion rondement menée !
Nos 10 conseils pour optimiser une réunion de travail
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Fixez des objectifs clairs : Avant de planifier une réunion, prenez le temps de définir clairement les objectifs de la réunion. Cela aidera les participants à comprendre ce qui est attendu d'eux et à se préparer à la réunion.
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Invitez le bon nombre de participants : Lorsque vous planifiez une réunion, assurez-vous d'inviter le bon nombre de personnes. Si le nombre de participants est trop élevé, la réunion sera confuse et la discussion sera diluée. Si le nombre de participants est trop faible, la réunion sera inefficace.
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Établissez une structure : Pour optimiser une réunion, il est important d'établir une structure claire. Définissez le temps que vous allez consacrer à chaque sujet et assignez des rôles aux participants.
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Faites participer les participants : Pour optimiser une réunion, il est important que vous fassiez participer tous les participants. Posez des questions et encouragez les participants à partager leurs idées et leurs points de vue.
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Écoutez les autres : Lorsque vous discutez lors d'une réunion, écoutez attentivement les autres et ne coupez pas la parole aux autres participants. Cela vous aidera à comprendre leurs points de vue et à discuter plus efficacement.
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Suivez les process : Assurez-vous que les procédures établies sont respectées pendant la réunion. Établissez des règles et des procédures claires et veillez à ce qu'elles soient respectées.
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Faire un suivi de réunion : Systématiser la culture de l'écrit avec la mise en place d'un compte-rendu et d'un suivi de réunion pour que tout le travail accompli pendant la séance ne parte pas aux oubliettes et qu'il serve de socle de référence à une prochaine séance pour les bienfaits de l'entreprise. Comme le dit l'adaje "Les paroles s'envolent, les écrits restent".
Conclusion
En résumé, lorsque vous choisissez une salle de réunion, vous devez prendre en compte le nombre de participants, s'assurer qu'elle est bien équipée, vérifier qu'elle est suffisamment spacieuse et lumineuse, et vous assurer qu'elle est facilement accessible. Si vous respectez ces critères, vous trouverez une salle de réunion adaptée à vos besoins et à ceux de vos collaborateurs.
En suivant ces conseils, vous pourrez facilement trouver la salle de réunion idéale dans un espace de coworking. Une salle bien choisie peut vous aider à améliorer la productivité et à mener à bien vos réunions. Envie d'une salle de réunion ? Contactez "au19" coworking de centre-ville pour en savoir plus sur nos locations de salles de réunion.
